INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI acquisiti dalla società da dipendenti, clienti, fornitori, collaboratori, partner.
Premessa
Freedom Mobility ed Ariel Car sono marchi di Eco Program Flotte S.p.A. Unipersonale (C.F. e P.IVA 02348880069). I dati personali vengono trattati da ECO PROGRAM FLOTTE S.p.A. UNIPERSONALE (d’ora innanzi indicata come “società”) ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa nazionale applicabile.
In particolare, precisiamo che:
1) Il Titolare del Trattamento dati
Il Titolare del Trattamento dei dati è ECO PROGRAM FLOTTE S.p.A. UNIPERSONALE con sede in Tortona (AL), Strada Savonesa 13 – Frazione Rivalta Scrivia – C.F. E P.IVA: 02348880069, società soggetta a direzione e coordinamento di Ecoprogram S.p.A. unipersonale (C.F. 01979860184).
Il Titolare del Trattamento dei dati può essere contattato ai seguenti recapiti:
- privacy@ecoprogram.net
- ecoprogramflotte@postacert.com
2) Il Responsabile della Protezione dei Dati
Il Responsabile della Protezione dei Dati (di seguito anche “RPD” o “DPO – Data Protection Officer”) può essere contattato al seguente recapito:
- dpo@ecoprogram.net
3) La finalità del Trattamento Dati
La società tratta i dati personali necessari a dare seguito alle richieste degli interessati, all’esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali, agli adempimenti di legge, nonché alle ulteriori finalità indicate nei punti 3.1 e 3.2. La mera comunicazione dei dati non equivale a consenso: il consenso viene richiesto con dichiarazione specifica, informata e documentabile nei casi in cui costituisce la base giuridica del trattamento.
I dati di contatto e anagrafici potranno essere comunicati ai propri partner per l’esecuzione del servizio richiesto dall’interessato, per l’attività di segnalazione di opportunità commerciali attinenti a prodotti o servizi commercializzati o promossi dalla società o dai propri partner, nei limiti descritti nella presente informativa e nel rispetto dei principi di pertinenza, minimizzazione e trasparenza.
3.1) Conferimento necessario e consenso richiesto per le finalità essenziali del servizio
Per consentire l’accesso al servizio richiesto tramite il presente canale, all’interessato è richiesto di aderire unitariamente alle seguenti finalità. Il mancato conferimento dei dati o il mancato rilascio del consenso richiesto impedisce alla società di acquisire e gestire la richiesta attraverso tale servizio:
- esecuzione del servizio richiesto, inclusi il primo contatto, la gestione della richiesta, le attività precontrattuali e l’eventuale esecuzione del contratto;
- comunicazione o trasferimento dei dati strettamente necessari a partner e terzi selezionati, affinché possano contattare l’interessato e segnalargli opportunità commerciali relative a prodotti o servizi coerenti con la richiesta o con le aree di interesse dichiarate;
- invio di newsletter, promozioni dedicate, novità, ultimi arrivi e altre comunicazioni commerciali della società e dei marchi dalla stessa utilizzati, mediante i recapiti comunicati;
- analisi dei dati, incluse analisi statistiche e di customer satisfaction, esame delle preferenze e delle modalità di interazione, segmentazione e individuazione di prodotti o servizi potenzialmente di interesse (ad esempio soluzioni di finanziamento).
Resta fermo che, quando una specifica operazione è necessaria all’esecuzione di misure precontrattuali o di un contratto richieste dall’interessato, oppure all’adempimento di obblighi di legge, il relativo trattamento si fonda sull’art. 6, par. 1, lett. b) o c), GDPR e non sul consenso. Il consenso di cui al presente punto opera per le ulteriori attività, in particolare promozionali, di comunicazione a terzi e di analisi, ed è revocabile in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.
3.2) Consenso facoltativo per finalità ulteriori
È richiesto un consenso separato e facoltativo per lo svolgimento di ricerche di mercato non strettamente connesse al servizio e per la comunicazione o condivisione dei dati con fornitori e agenzie di marketing stabiliti nell’Unione europea o nello Spazio economico europeo, qualora tali soggetti utilizzino i dati per finalità ulteriori rispetto alle attività svolte per conto della società. Il mancato consenso non pregiudica l’esecuzione del servizio né i trattamenti di cui al punto 3.1. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento.
3.3) Trattamento di categorie particolari di dati per agevolazioni fiscali connesse alla Legge 104
Qualora l’interessato richieda l’acquisto di prodotti o servizi con applicazione dell’IVA agevolata o di altre agevolazioni connesse alla disabilità, la società può ricevere informazioni e documenti contenenti dati relativi alla salute e altre categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR, quali certificazioni sanitarie, verbali o attestazioni rilasciati dalle autorità competenti e documentazione comprovante i requisiti previsti dalla normativa applicabile, inclusa la Legge 5 febbraio 1992, n. 104.
Tali dati sono trattati esclusivamente per verificare la documentazione necessaria, istruire la richiesta, applicare il regime fiscale agevolato, adempiere agli obblighi amministrativi, contabili e fiscali e gestire eventuali verifiche delle autorità. Il trattamento è limitato ai dati e ai documenti strettamente necessari e si fonda sull’adempimento di obblighi di legge e, per le categorie particolari di dati, sull’art. 9, par. 2, lett. g), GDPR, in combinato disposto con la normativa nazionale applicabile; ove tale presupposto non risulti applicabile o sufficiente, la società acquisisce separatamente il consenso esplicito dell’interessato ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a), GDPR.
La documentazione è accessibile esclusivamente al personale autorizzato e, nei limiti necessari, può essere comunicata a consulenti, fornitori, agenzie di pratiche, soggetti coinvolti nell’operazione e autorità competenti, nominati responsabili del trattamento quando ne ricorrono i presupposti. I dati non sono utilizzati per finalità di marketing, profilazione o analisi commerciale e non sono comunicati ai partner destinatari delle segnalazioni commerciali di cui al punto 3.1, lett. b), salvo che ciò sia indispensabile per la specifica pratica agevolata e sia stato previamente illustrato all’interessato.
I documenti sono conservati per il periodo imposto dalla normativa fiscale, contabile e civilistica applicabile e, successivamente, per il tempo necessario alla tutela dei diritti della società in caso di controlli o contestazioni. La società adotta misure di accesso selettivo, riservatezza e sicurezza adeguate alla particolare natura dei dati trattati.
4) Base giuridica del Trattamento Dati
Il trattamento è effettuato, secondo la specifica finalità, sulla base: dell’esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali richieste dall’interessato (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR); dell’adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR); del legittimo interesse del Titolare, previa verifica di prevalenza dei diritti e delle libertà dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR); del consenso (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR), ove richiesto. Le categorie particolari di dati sono trattate esclusivamente in presenza di una delle condizioni previste dall’art. 9, par. 2, GDPR, come precisato al punto 3.3.
5) Destinatari del Trattamento Dati
Destinatari del Trattamento Dati sono le persone fisiche e/o giuridiche che, in esecuzione del contratto e/o per obblighi di legge devono essere portate a conoscenza del contratto/obbligazione/negozio giuridico che ha comportato la messa a conoscenza dei dati trattati.
6) Trasferimento dei dati all’estero
I dati non sono trasferiti al di fuori dell’Unione europea o dello Spazio economico europeo, salvo che ricorra una delle condizioni e garanzie previste dal Capo V del GDPR.
7) Conservazione dei dati
La società conserva i dati per il periodo necessario al conseguimento delle specifiche finalità e nel rispetto degli obblighi contrattuali e normativi. Per i trattamenti basati sul consenso, i dati sono trattati fino alla revoca, ferma la conservazione della prova del consenso e delle operazioni compiute per il tempo necessario alla tutela dei diritti del Titolare. Per i dati di cui al punto 3.3 si applicano i criteri ivi indicati.
8) I diritti degli interessati
Gli interessati potranno esercitare i diritti previsti dal regolamento e dai relativi provvedimenti di attuazione, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. In particolare, avranno diritto:
di ottenere l’accesso ai loro dati personali e alle informazioni sulle finalità del trattamento, le categorie di dati personali trattati, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati,
di conoscere il periodo di conservazione dei dati personali previsto;
di chiedere al titolare del trattamento o al responsabile la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che li riguardano o di opporsi al loro trattamento, qualora non più necessari per le finalità del trattamento oppure trattati illecitamente. Tale facoltà non è ammissibile qualora sussistente un obbligo di legge o di contratto o un interesse legittimo. Tali diritti si esercitano con una semplice comunicazione, anche via posta elettronica, agli indirizzi del Titolare e del Responsabile Protezione Dati sopra riportati. La risposta verrà fornita, in forma intelligibile, preferibilmente mediante posta elettronica, al massimo entro un mese dalla richiesta. Avranno pure diritto di proporre reclamo, se gli interessati ritengono che i propri diritti e la procedura non siano stati rispettati, al Garante sulla Protezione dei dati personali (recapiti in garanteprivacy.it). Avranno comunque diritto di ottenere, con una richiesta motivata e documentata, la rettifica o la integrazione dei dati, se inesatti o incompleti. Tale adempimento verrà eseguito senza ritardo, previa verifica di quanto richiesto. In alcuni casi potranno altresì richiedere che il trattamento venga limitato, se sussistono le condizioni previste dalla normativa. Per i dati trattati con sistemi automatizzati avranno anche il diritto di ricevere, se lo richiederanno agli indirizzi sopra indicati, in un formato strutturato di uso comune e leggibile, i dati personali che li riguardano al fine di comunicarli ad un altro titolare (diritto di portabilità).
Le richieste possono essere inviate ai recapiti del Titolare o del DPO sopra indicati. Resta fermo il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
9) Videosorveglianza
I locali della nostra società possono essere protetti da sistemi di videosorveglianza finalizzati a proteggere le persone, i macchinari, gli strumenti da lavoro e, in genere, il patrimonio della società. Il Trattamento Dati avviene esclusivamente in presenza del legittimo interesse del Titolare del trattamento. E viene svolto nel rispetto delle previsioni di legge, nel rispetto delle condizioni di liceità previste dal Regolamento.
L’attività di videosorveglianza può essere effettuata: da remoto, in modalità automatica in caso di allarme, in modo continuativo in caso di particolari situazioni di rischio o emergenza. L’accesso o il passaggio degli interessati presso gli ingressi, i locali e gli spazi di pertinenza della società comporta necessariamente la ripresa di immagini che possono riguardarli. Le immagini registrate sono conservate su supporti elettronici o magnetici. I dati raccolti saranno trattati dal personale incaricato della società e potranno essere messi a disposizioni di collaboratori e/o soggetti esterni appositamente incaricati dal Titolare del Trattamento (manutentori, addetti alla pulizia, sorveglianti, ecc.) nonché delle Autorità. I dati così raccolti saranno conservati per il tempo strettamente necessario alle verifiche e, comunque, in ogni caso, per un tempo non superiore ad una settimana dal momento dell’avvenuta registrazione, salvo il maggior termine consentito dal Provvedimento generale del Garante per la protezione dei dati personali o a quello eventualmente necessario per adempiere a specifiche richieste delle Autorità in relazione ad attività investigative in corso. Al termine del periodo di conservazione previsto, le immagini registrate sono cancellate dai relativi supporti elettronici, informatici o magnetici. I soggetti interessati hanno diritto di accesso; diritto alla cancellazione (“oblio”); diritto alla limitazione del trattamento; diritto alla portabilità dei dati; diritto di opposizione; diritto di proporre un reclamo ad un’Autorità di controllo e di rivolgersi al Titolare del Trattamento Dati (ecoprogramflotte@postacert.com; privacy@ecoprogram.net), al Responsabile Protezione Dati (dpo@ecoprogram.net), al Garante (www.garanteprivacy.it).
